หลักการและวิธีการแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

หลักการและวิธีการแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

             กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ  เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการบรรยาย  การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล  การประมวลผล  การจัดเก็บ  การจัดการหรือการกระทำกับข้อมูลข่าวสาร  โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ  ในการปฎิบัติงาน  เพื่อให้ได้สารสนเทศหรือความรู้ที่นำมาใช้ในการตัดสินใจ  ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิต  และเผยแพร่แก่ผู้อื่นได้เกิดความรู้ความเข้าใจร่วมกัน

            

 กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ  เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี  มีขั้นตอน ดังนี้

1.การรวบรวมข้อมูล  เป็นการนำข้อมูลที่ต้องการจากหลาย ๆ แหล่งข้อมูลมารวมกันด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น  การให้กลุ่มเป้าหมายช่วยตอบแบบสอบถามที่ตนเองคิดขึ้นมา  การอ่านรหัสแท่งจากแถบรหัสสินค้า  หรืออ่านข้อมูลจากการฝนดินสอลงในกระดาษคำตอบในการทำข้อสอบ  เป็นต้น

2.การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล  เป็นการนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ มาตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้องด้วยการใช้สายตามนุษย์หรือตั้งกฎเกณฑ์ให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบ  เพื่อให้ได้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือ  เหมาะสำหรับนำมาใช้ประโยชน์ต่อไป

3.การประมวลผลข้อมูล  เป็นการนำข้อมูลที่ได้ตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้องแล้วมาทำการประมวลผลด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น  จัดกลุ่ม  จัดเรียงตามตัวอักษร  และเปรีบเทียบหรือคำนวณข้อมูล  เพื่อให้ได้ผลสรุปที่เป็นสารสนเทศและนำไปใช้งานได้ 

4.การจัดเก็บ  เป็นการนำสารสนเทศที่ทำการประมวลผลแล้ว  มาจัดเก็บในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์  หรือสื่อบันทึกชนิดอื่น ๆ เช่น  แผ่นซีดี  แผ่นดีวีดี  หน่วยความจำแบบแฟลซ(แฟลซไดรฟ์) เป็นต้น

5.การทำสำเนา  เป็นการนำสารสนเทศที่จัดเก็บไว้มาทำสำเนาเพื่อสำรองสารสนเทศไว้ใช้หากข้อมูลต้นฉบับเกิดการสูญหาย  และสามารถนำไปใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วในโอกาสต่าง ๆ ซึ่งทำได้หลายวิธี  เช่น  การถ่ายเอกสารเก็บไว้ในแฟ้ม  การทำสำเนาลงในแผ่นซีดี  แผ่นดีวีดี  หรือหน่วยความจำแบบแฟรซ  เป็นต้น

6.การเผยแพร่สารสนนเทศ  เป็นการนำสารสนเทศไปแจกจ่ายให้ผู้อื่นได้มีความรู้ความเข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น  การเผยแพร่ลงเว็บไซต์สาธารณะ  กระดานสนทนา  ทำแผ่นพับหรือใบปลิว  ทำสำเนาลงในสื่อบันทึกข้อมูล  วางไว้ในสถานที่ที่หยิบง่าย  จัดป้ายนิเทศในบริเวณที่เป็นจุดสนใจหรืองานนิทรรศการ  เป็นต้น

การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ  เป็นการแก้ปัญหาอย่างมีขั้นตอน  โดยใช้กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์  เพื่อให้การปฎิบัติงานสะดวกรวดเร็ว  ถูกต้องและแม่นยำ  ในการใช้กระบวนการทางเทคโนโลยีสารสนเทศเข้าช่วยแก้ปัญหา  จำเป็นต้องปรับรูปแบบวิธีการทำงาน  ให้เหมาะสมกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

                วิธีแก้ปัญหาด้วยกระบวนการทางเทคโนโลยีสารสนเทศ  เป็นวิธีที่อาจคล้ายกับการแก้ปัญหาด้วยวิธีการอื่น ๆ   แต่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการแก้ปัญหา  หรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน  แต่ต้องมีการวิเคราะห์ปัญหาและศึกษาความเป็นไปได้ให้รอบคอบเสียก่อน  ทั้งนี้เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ไม่ใช่เครื่องมือวิเศษที่จะแก้ปัญหาได้ทุกเรื่อง  นอกจากนี้  ยังจะต้องมีการศึกษาถึงความคุ้มค่าในการลงทุน  เพื่อไม่ให้เป็นการลงทุนที่สูญเปล่า  ต้องเลือกวิธีแก้ปัญหาให้เหมาะสมกับงาน  จัดหาเครื่องมือ  และเทคโนโลยีที่ไม่เกินจำเป็น

                การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ  เหมาะกับระบบงานที่ต้องทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งซ้ำซาก  และมีปริมาณงานมาก  หรืองานที่ต้องการความรวดเร็วในการคำนวณเกินกว่าคนธรรมดาจะทำได้  วิธีการโดยทั่วไปก็คือ  ปรับเปลี่ยนวิธีการหรือระบบการทำงานแบบเดิมมาใช้ระบบงานที่มีคอมพิวเตอร์ช่วย  ทำเป็นบางส่วนหรือทั้งหมด  เท่าที่สามารถจะทำแทนคนได้

                ดังนั้น  การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ  จึงต้องมีการสร้างระบบงานคอมพิวเตอร์ขึ้นมาช่วยทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  ซึ่งโดยทั่วไปเราอาจไม่ต้องสร้างระบบงานทั้งหมดขึ้นใหม่  แต่พัฒนาระบบงานเดิมให้เป็นระบบงานที่ทำงานด้วยคอมพิวเตอร์  นิยมเรียกกันว่า  การพัฒนาระบบงานคอมพิวเตอร์(Computerization) นั่นเอง

ดังนั้น  การแก้ปัญหาในการทำงานในปัจจุบันที่มีขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน  ส่วนมากมักใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วย  เพื่อเพิ่มความสะดวก  รวดเร็ว  ถูกต้องแม่นยำ  และสามารถทำซ้ำได้ง่าย

หลักการแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

                การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ  มีหลักการสำคัญ คือ  ปัญหาทุกปัญหาต้องสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบหรือวิธีการให้เหมาะสม  โดยคำนึงถึงความคุ้มค่าในการลงทุน  ด้านเวลา  ด้านแรงงาน  และค่าใช้จ่าย 

การใช้คอมพิวเตอร์ในการแก้ปัญหา

                 การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

                การใช้คอมพิวเตอร์ในการแก้ปัญหาร่วมกับกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ  สามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ต่าง ๆ และการเขียนโปรแกรม  ดังรายละเอียดต่อไปนี้

              

  1.การใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ในการแก้ปัญหา  เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด  ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยนต์  ไมโครซอฟต์เอกซ์เซล  ไมโครซอฟต์แอกเซส  ซอฟต์แวร์โปรเดสท็อบ  เป็นต้น  ซึ่งโปรแกรมต่าง ๆ เหล่านี้จะสามารถช่วยแก้ปัญหาในการทำงานได้  ดังนี้

                ซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เวิร์ด(Microsoft Word)  ช่วยแก้ปัญหาในการจัดทำงานเอกสารต่าง ๆ เช่น  ช่วยให้การพิมพ์งานเอกสารทำได้รวดเร็วมากกว่าการใช้พิมพ์ดีดไฟฟ้า  มีการตรวจสอบการสะกดไวยากรณ์เพื่อป้องกันการพิมพ์ที่ผิดพลาด  สามารถลบคำผิดและปรับปรุงข้อความในเอกสารได้ง่ายและสะอาดเรียบร้อย  โดยไม่ต้องใช้น้ำยาลบคำผิด  แก้ปัญหาสิ้นเปลืองเวลาในการส่งจดหมายเวียนภายในองค์กรโดยพิมพ์จดหมายต้นแบบเพียงฉบับเดียวแล้วส่งไปให้ทุกหน่วยงานในองค์กรผ่านทางคอมพิวเตอร์แทนการถ่ายสำเนาเอกสาร  แล้วให้คนส่งเอกสารนำส่งทีละหน่วยงาน เป็นต้น

ซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เอกซ์เซล(Microsoft Excel)  ช่วยแก้ปัญหาเกี่ยวกับการคำนวณตัวเลข  จัดทำตารางข้อมูล  แผนภูมิและกราฟ  เช่น  การคำนวณตัวเลขหลายจำนวนในตารางข้อมูล  การใช้สูตรคำนวณแทนการใช้เครื่องคิดเลข  การจัดทำตารางข้อมูลให้สวยงามเป็นระเบียบเรียบร้อย  การใช้ข้อมูลในตารางสร้างแผนภูมิแลกราฟได้อย่างง่ายดาย  ถูกต้องและแม่นยำ  เป็นต้น

ซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส(Microsoft Access)  ช่วยแก้ปัญหาการจัดเก็บข้อมูล  โดยจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากให้เป็นระเบียบเรียบร้อย  สะดวกต่อการค้นหาและนำมาใช้

            ซอฟต์แวร์ไมโคซอฟต์เพาเวอร์พอยนต์(Microsoft PowerPoint)  ช่วยแก้ปัญหาการนำเสนองาน  โดยทำให้การสร้างงานนำเสนอทำได้ง่าย  และน่าสนใจกว่าการนำเสนองานตามปกติที่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์

  ซอฟต์แวร์โปรเดสท็อป (Pro/DESKTOP)  ช่วยแก้ปัญหาในการออกแบบและสร้างชิ้นงานจำลอง  โดยอำนวยความสะดวกในการออกแบบและสร้างชิ้นงานจำลองด้วยเครื่องมือต่าง ๆ ที่มีในซอฟต์แวร์ซึ่งมีความแม่นยำ  และทราบผลทันที  รวมถึงประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้อวัสดุ  อุปกรณ์มาเขียนแบบหรือสร้างชิ้นงานจำลอง

2.การเขียนโปรแกรมเพื่อแก้ปัญหา  เป็นการใช้ความรู้ความสามารถด้านภาษาคอมพิวเตอร์และประสบการณ์การใช้งานคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ในด้านต่างๆมาประยุกต์ใช้ในการแก้ปัญหา  ดังตัวอย่าง

ภาษาคอมพิวเตอร์	การใช้งาน
ภาษาฟอร์แทน(Fortran)	ใช้แก้ปัญหาด้านการคำนวณทางวิทยาศาสตร์  วิศวกรรมศาสตร์  และงานวิจัยต่าง ๆ
ภาษาโคบอล(COBOL)	ใช้แก้ปัญหาด้านงานธุรกิจ
ภาษาเบสิก(BASIC)	ใช้แก้ปัญหาต่าง ๆ ได้ทุกสาขาวิชา  เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ใช่นักเขียนโปรแกรมอาชีพ  และผู้ฝึกเขียนโปรแกรมใหม่ ๆ
ภาษาปาสคาล(Pascal)	ใช้ในการเรียนเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์
ภาษาซีและซีพลัสพลัส(C และ C++)	ใช้ในการเขียนโปรแกรมควบคุมการทำงานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์  และเขียนโปรแกรมเชิงวัตถุ
ภาษาวิชวลเบสิก(Visual Basic)	ใช้สร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้งานได้หลากหลายบนระบบปฎิบัติการวินโดวส์  และใช้เป็นโปรแกรมแบบรูปภาพ  เช่น  ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ
ภาษาจาวา(Java)	ใช้เขียนโปรแกรมประยุกต์สำหรับเชื่อมต่อเข้าสู่อินเทอร์เน็ต  และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในอินเทอร์เน็ต
ภาษาเดลไฟ(Delphi)	ใช้ในการเขียนโปรแกรมเชิงจินตภาพเพื่อสร้างส่วนติดต่อผู้ใช้ที่เป็นแบบรูปภาพ  เช่น  ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ

สรุป